Visar inlägg med etikett effektivitet. Visa alla inlägg
Visar inlägg med etikett effektivitet. Visa alla inlägg

söndag 25 juni 2017

Disciplin, sunt förnuft, organisationsförmåga och att säga nej

Jag pratade med en kollega på jobbet häromdagen. Utan att gå in på alltför mycket detaljer pratade vi om att det är ganska hög stressfaktor på jobbet och att ganska många mår ganska dåligt.

Förutom att vi i många fall behöver specialistkunskaper kom vi överens om att det inte är det som är avgörande från mellanchefsnivå och uppåt (men det skadar naturligtvis inte heller), vilket i många fall driver nivån av stress och osäkerhet i hela organisationen.
Efter att ha funderat ett par varv ser jag följande viktiga parametrar att hålla i minnet och jobba på:

1) Disciplin - den för många svåra konsten att hålla tider, komma förberedd och inte ge upp.

2) Sunt förnuft - att ibland fråga sig om det vi håller på med är riktigt och kommer att leda till de resultat vi har för avsikt att nå eller någon "högre upp" (per definition klokare, eller hur?) har bestämt.

3) Organisationsförmåga - vem gör vad? Skriva mötesanteckingar (något jag skrivit om tidigare),  planera för semester, hålla koll på t ex kostnader och åtagande som gjorts osv. Inte alltid det lättaste när tid till förfogande inte är i proportion till uppgifterna.

4) Säga nej - en del av mina kollegor säger helt enkelt "nej" när de blir ålagda nya uppgifter. Än så länge har jag inte sett någon få sparken pga av detta, men har lett till en del gnissel. Resultatet är ofta att den som säger nej har kvar kapacitet att göra ett ordentligt jobb på de uppgifter han/hon (jag gillar inte nyordet "hen") blivit ålagd och accepterat, vilket i sin tur leder till lägre grad av att göra om ett halvdant jobb.

Det finns naturligtvis ganska många andra parametrar (t ex tillåta misstag, fira framgångar osv.), men jag och min kollega verkar tro att med ovanstående fyra kan man komma väldigt långt.

En litet konserthus (i Hamburg) som kostade skattebetalarna mer än 10 gånger planerad budget.


Dessa generella termer går naturligtvis att översätta till andra områden och eftersom det här främst är en ekonomiblogg börjar jag med det:

Disciplin - hålla sig till en plan oavsett andra lockande alternativ.

Sunt förnuft - kommer den där nya häftiga fonden verkligen att vara så mycket bättre än det jag investerat i hittills?

Organisationsförmåga - har du koll på dina investeringar och ditt sparande? Har du satt upp så mycket som möjligt på autopilot? Har du en metod för att följa upp hur det går (oavsett hur det går), dvs är du ärlig mot dig själv?

Säga nej - inte förhastat köpa in sig i den där allra senaste ETFen som fokuserar på någon trend vilket för tillfället är högsta mode.

Ni kanske har andra exempel, eller tycker att en sådan här generell lista är alldeles självklar och därmed meningslös.

Själv har jag insett att många kollegor inte tycker det här är självklara saker och jag själv finner faktiskt ett litet värde i att skriva ner detta och därmed reflektera lite kring hur jag kan förbättra mig på dessa punkter, både vad gäller jobb och investeringar.

Vad tycker du? Har du andra förslag (gärna med exempel)?

tisdag 6 december 2016

På jobbet: Varför är det så in i h-e svårt att skriva ordentliga mötesanteckningar?

Jag vet inte hur det ser ut på era arbetsplatser, men där jag jobbar (internationell koncern modell större) är det banen mig helt otroligt hur svårt det verkar vara för många att skriva ordentliga, korta sammanfattningar av möten samt följa upp på de uppgifter man kommit överens om.

Så, i all enkelhet kära vänner, min åsikt - som jag med måttlig framgång lyckats sprida - om vad mötesanteckningar ska innehålla som ett minimum följer nedan.



De flesta möten kan dokumenteras i ett enkelt mail och eftersom jag i de flesta möten har majoritet icke svensktalande närvarande skrivs givetvis "protokollet" på engelska.

1) Rubrik

- börja med "MoM" som står för "minutes of meeting", dvs anteckningar från mötet
- därefter mötets titel
- avlsutningsvis datum då mötet ägde rum

2) Innehåll

- datum, tid och plats
- närvarande (frånvarande) - kan även hanteras genom att använda sig av "to" och "cc" fälten i mail
- beslut, tydligt markerade med ledordet "Decision:"
- uppgifter ("actions" med andra ord), tydligt markerade med ledordet "Action:"
- för information: Viktig info som bör nedtecknas, observera att diskussioner som inte leder till beslut eller uppgifter inte behöver nedtecknas

3) Uppföljning och nästa möte

- hur sker uppföljning på de uppgifter som fördelats?
- behövs ytterligare ett möte (eller om det är regelbundet möte - när är nästa och vem bjuder in?)

Inte så himla svårt och behöver vanligtvis inte ta mer än ca 20 minuter.

Hur funkar detta där du jobbar?