tisdag 6 december 2016

På jobbet: Varför är det så in i h-e svårt att skriva ordentliga mötesanteckningar?

Jag vet inte hur det ser ut på era arbetsplatser, men där jag jobbar (internationell koncern modell större) är det banen mig helt otroligt hur svårt det verkar vara för många att skriva ordentliga, korta sammanfattningar av möten samt följa upp på de uppgifter man kommit överens om.

Så, i all enkelhet kära vänner, min åsikt - som jag med måttlig framgång lyckats sprida - om vad mötesanteckningar ska innehålla som ett minimum följer nedan.



De flesta möten kan dokumenteras i ett enkelt mail och eftersom jag i de flesta möten har majoritet icke svensktalande närvarande skrivs givetvis "protokollet" på engelska.

1) Rubrik

- börja med "MoM" som står för "minutes of meeting", dvs anteckningar från mötet
- därefter mötets titel
- avlsutningsvis datum då mötet ägde rum

2) Innehåll

- datum, tid och plats
- närvarande (frånvarande) - kan även hanteras genom att använda sig av "to" och "cc" fälten i mail
- beslut, tydligt markerade med ledordet "Decision:"
- uppgifter ("actions" med andra ord), tydligt markerade med ledordet "Action:"
- för information: Viktig info som bör nedtecknas, observera att diskussioner som inte leder till beslut eller uppgifter inte behöver nedtecknas

3) Uppföljning och nästa möte

- hur sker uppföljning på de uppgifter som fördelats?
- behövs ytterligare ett möte (eller om det är regelbundet möte - när är nästa och vem bjuder in?)

Inte så himla svårt och behöver vanligtvis inte ta mer än ca 20 minuter.

Hur funkar detta där du jobbar?

6 kommentarer:

  1. Haha! Jag förstår nu ännu mer varför jag tog beslutet att starta eget, jag blir trött bara av att läsa detta ;). Möten, möten, möten.. ofta leder dom.. till ett till möte :).

    Mvh / Frihetsmaskinen

    SvaraRadera
    Svar
    1. :-) Jag tycker faktiskt inte att vi har för mycket möten (jag har gjort mitt för att reducera), men tycker att vi inte alltid är tillräckligt noggranna med att dokumentera grundläggande beslut vilket leder till ineffektivitet.

      Radera
  2. Alltså många gånger tycker jag alla dessa möten leder till noll och ingenting. Om man la tiden på andra saker så tror jag resultatet blivit bättre. Ja, så ser det ut på min arbetsplats.

    /Aktieflickvännen

    SvaraRadera
    Svar
    1. Som tur är för mig känner jag inte igen mig. Alla möten är inte bra, men jag vågar nog påstå att de flesta inte är slöseri med tid. (Åtminstone inte de där jag kan vara med och bestämma.)

      Tack för kommentar och visat intresse.

      Radera
  3. Känner igen mig i både Egon och övrigas kommentarer.

    Satt i styrelsen för bostadsrättsförening för 15 år sedan, där skrevs tydliga och kortfattade protokoll som cirkulerades för synpunkter innan de klubbades och signerades på nästa möte. Dock styrelse av ingenjörer och ekonomer mittt i livet.

    Arbetar nu i offentlig sektor, trots att många (läs ledningsgruppen) bara går på möten finns nästan aldrig några protokoll, inte ens från personalmöten. Skulle det mot förmodan finnas något protokoll är det ofta av så låg kvalité att det inte går att förstå vad som diskuterats eller beslutats. Har arbetat på flera olika "avdelningar" så det verkar finnas en generell ovilja att skriva protokoll, inte att det skulle vara sekretess eller så. I de fallen protokollförs inte känsliga uppgifter. Beslut brukar i stället kungöras i efterhand via veckobrev från chefen eller liknande.
    Kanske den föreningsanda som tidigare kännetecknade Sverige håller på att försvinna. I andra länder har den kanske aldrig funnits?

    SvaraRadera
    Svar
    1. Sorgligt att höra om din erfarenhet inom det offentliga. Där är det ju våra skattepengar som går åt till "oklarheter". Jag hoppas att du förmår att ändra detta i de möten du deltar och har något att säga till om samt att detta sprids som ringar på vattnet.

      Track för kommentar.

      Radera

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...